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思文檔管理知識(shí)-減少不必要的溝通障礙

項(xiàng)目文檔管理,是指在一個(gè)系統(tǒng)(軟件)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)進(jìn)程中將提交的文檔進(jìn)行收集管理的過(guò)程。通常,文檔管理在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)中不是很受重視,當(dāng)發(fā)現(xiàn)其重要性時(shí),往往為時(shí)已晚。整個(gè)項(xiàng)目可能因此變得管理混亂,問(wèn)題產(chǎn)生后無(wú)據(jù)可查。文檔管理對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行有著至關(guān)重要的作用,其關(guān)鍵性不容忽視。

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產(chǎn)品介紹

項(xiàng)目文檔管理,是指在一個(gè)系統(tǒng)(軟件)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)進(jìn)程中將提交的文檔進(jìn)行收集管理的過(guò)程。通常,文檔管理在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)中不是很受重視,當(dāng)發(fā)現(xiàn)其重要性時(shí),往往為時(shí)已晚。整個(gè)項(xiàng)目可能因此變得管理混亂,問(wèn)題產(chǎn)生后無(wú)據(jù)可查。文檔管理對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行有著至關(guān)重要的作用,其關(guān)鍵性不容忽視。


產(chǎn)品功能

一個(gè)項(xiàng)目組織在進(jìn)行一些想法的溝通時(shí),由于個(gè)人知識(shí)結(jié)構(gòu)的不同、所處的地位立場(chǎng)不同等原因也會(huì)導(dǎo)致對(duì)一個(gè)想法的終實(shí)現(xiàn)方案的認(rèn)知上存在差異,終落實(shí)到方案上也會(huì)有所不同,通過(guò)一個(gè)書(shū)面的文檔可以將每個(gè)人的認(rèn)知形成一個(gè)統(tǒng)一的認(rèn)知,減少不必要的溝通障礙。同時(shí)明確的文檔也可以給參與者更多思考的空間。

為了達(dá)到一個(gè)好的溝通交流方式,我們需要各式各樣的文檔,在現(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目管理過(guò)程中也確實(shí)存在了大量的文檔,每個(gè)人都認(rèn)為文檔是重要的,但是當(dāng)真正文檔到來(lái)的時(shí)候又開(kāi)始困擾了,會(huì)不自覺(jué)的有些厭煩和無(wú)從下手。做文檔的過(guò)程是辛苦的,更是麻煩的,原來(lái)幾句話的事情在有了文檔以后變得異常麻煩,需要對(duì)應(yīng)好格式,需要不同人員的審核和認(rèn)可,難免就會(huì)覺(jué)得麻煩;而在自己做完文檔以后發(fā)現(xiàn)可用性并不如想象中的那么高,真正想要的文檔不知道到哪里去找,不同的文檔說(shuō)法不統(tǒng)一,等等諸如此類(lèi)的問(wèn)題讓使用者無(wú)從下手。

 

  思文檔管理知識(shí)是一款適用于中小型企業(yè)的項(xiàng)目資料管理軟件,主要功能包括元數(shù)據(jù)管理、項(xiàng)目文檔模板、項(xiàng)目文檔安全管理、項(xiàng)目文檔目錄管理以及項(xiàng)目文檔版本變。


功能介紹:

元數(shù)據(jù)管理
元數(shù)據(jù)指的是數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的數(shù)據(jù),包括:數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)部署、數(shù)據(jù)流、質(zhì)量變量等。在項(xiàng)目管理應(yīng)用中,通常都會(huì)用到元數(shù)據(jù),比如文檔名稱(chēng)的規(guī)范,產(chǎn)品的規(guī)格等。企業(yè)不同,需求也不同。SiAng元數(shù)據(jù)管理類(lèi)型多,并且可自定義,可滿足任何需求。
項(xiàng)目文檔模板
項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)中支持模板自定義,分為2種不同的類(lèi)。一種是文檔模板,一種是表單模板。文檔模板可以添加word、excel 等模板,表單模板可以添加html、htm等模板。

項(xiàng)目文檔安全管理
SIANG項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)通過(guò)人員、角色、部門(mén)三個(gè)維度來(lái)控制項(xiàng)目文檔的權(quán)限,具有10多種不同的權(quán)限,包括瀏覽、新增、修改、刪除、預(yù)覽等,針對(duì)文檔類(lèi)別管理采用集中授權(quán),針對(duì)具體文檔采用分散授權(quán)。通過(guò)集中授權(quán)和分散授權(quán)結(jié)合的方式,確保訪問(wèn)的靈活性和便捷性。上傳后的文檔,系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)換成flash格式,文檔在預(yù)覽時(shí)就不會(huì)被復(fù)制。保證文檔安全。
項(xiàng)目文檔目錄管理
SIANG項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)支持無(wú)限層次的文件夾和子文件夾結(jié)構(gòu),支持完整的組織結(jié)構(gòu)和人員信息管理,支持用戶(hù)批量導(dǎo)入功能,同一用戶(hù)可以加入多個(gè)部門(mén),可構(gòu)建任何緯度的組織結(jié)構(gòu)。
系統(tǒng)支持對(duì)文件夾進(jìn)行安全設(shè)置,權(quán)限包括:不可見(jiàn)、瀏覽、讀取、打印、下載、修改等10種權(quán)限。保證文檔不會(huì)被不正確的修改或者刪除。
支持針對(duì)不同文件夾區(qū)別設(shè)置文件元數(shù)據(jù),用戶(hù)上傳文檔系統(tǒng)自動(dòng)給文檔添加元數(shù)據(jù),如“日期”、“流水號(hào)”等。用戶(hù)還可以給文檔添加各種不同的擴(kuò)展屬性。
項(xiàng)目文檔版本變
管理員可以自定義工作流模板,支持工作流的自動(dòng)觸發(fā),如上傳文檔自動(dòng)觸發(fā)工作流程審核
支持委托人審核, 加急審核
審核過(guò)程中可以附帶自定義表單,具有退回、未通過(guò)、變更審核人、終止流程等功能
可視化流程設(shè)計(jì),通過(guò)查看流程進(jìn)度,清晰掌握流程的每一步
系統(tǒng)在流程的各個(gè)階段會(huì)以消息的方式通知審核人
審核完成后可以根據(jù)模板設(shè)置自動(dòng)進(jìn)行規(guī)定動(dòng)作,如文檔審核完成后自動(dòng)歸檔到指定的文件目錄下
流程結(jié)束后可以查看那相關(guān)的流程記錄情況

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2)VIP 1對(duì)1專(zhuān)屬服務(wù)

3)全方位咨詢(xún)購(gòu)買(mǎi)

4)上門(mén)跟蹤服務(wù)

5)8大網(wǎng)點(diǎn)就近服務(wù)(成都、昆明、重慶、西安、鄭州、武漢、廣州、北京)



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